ДЕРЖАВНІ ЛЮДИ
Архівісти країни відзначили своє професійне свято
Багато хто уявляє працю архівіста як скніння над стосами старих документів, пов’язаних з історією держави та суспільства, в тиші затемнених напівпідвальних приміщень. До певної міри так воно і є, але за останні роки в роботі архівістів сталися значні зміни. Тому дедалі частіше образ старого архіваріуса змінюється на фахівця з документознавчих та інформаційних технологій, бо сучасний інформаційний світ вимагає від архівістів не лише збереження документів «десь у підвалі», а й забезпечення живого доступу до цінних свідків історії.
За словами директора Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документо знавства, кандидата історичних наук Олександра Гараніна, серед проблем збереження культурної спадщини України сформувався окремий напрямок, пов’язаний з використанням електронних документів. Оскільки одним із стратегічних завдань розвитку інформаційного суспільства Закон «Про основні засади розбудови інформаційного суспільства в Україні на 2007—2015 роки» визначає збереження культурної спадщини шляхом її електронного документування.
Не поринаючи в глибини архівного законодавства, все-таки зазначу, що згідно із Законом «Про Національний архівний фонд України та архівні установи» під терміном «архівний документ» розуміють документ незалежно від його виду, місця, часу створення, виду матеріального носія інформації, місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений. Але зберігається або підлягає збереженню з огляду на свою значущість для особи, суспільства чи держави.
Офіційно розтлумачуються і такі визначення, як «унікальний документ», «електронний документ», «документ в електронній формі», «електронний підпис», «електронний цифровий підпис», — розповідає директор інституту. І продовжує: «Втім, одним законом справа не обмежується — сьогодні відносини у сфері електронного документообігу регулюють понад десяток нормативно-правових актів і практично кожен з них має свій офіційний понятійно-термінологічний апарат.
Нині, на жаль, існує ситуація, коли розробники систем електронного документообігу з Європи, Америки або країни СНД, які намагаються працювати в Україні, використовують власні національні стандарти та власну термінологію, що не завжди тотожні або узгоджені із офіційною українською нормативною базою. Та й українські розробники інколи не без гріха. А це ускладнює діалог між державними органами та розробниками систем.
Тому українським архівістам, розповідає директор інституту, щоб запобігти втраті електронних документів Національного архівного фонду, доводиться працювати не лише над їх створенням, а й над обліком, порядком обміну між установами, експертизою цінності, підготовкою до передачі на архівне зберігання тощо.
Серед здобутків інституту «Концепція планування життєвого циклу електронних документів» та «Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах виконавчої влади», розроблені Центральним державним електронним архівом України та Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства.
Цього року науковці-архівісти розробили проект ще одного важливого нормативно-правового акта, що називається «Порядок роботи з електронними документами та їх підготовки до передачі на архівне зберігання».
Документознавцям, архівістам та провідним науковим організаціям у галузі документознавства та архівної справи оптимальним та єдино правильним рішенням видається передача під їхню юрисдикцію всіх процесів, пов’язаних з електронним документообігом та створенням електронних архівів. Лише таким чином зможемо уніфікувати та упорядкувати всі процеси, пов’язані із електронними документами.