На початку року Кабінет Міністрів України ухвалив низку рішень, спрямованих на масштабне запровадження оптимізації типових робочих процесів у центральних органах виконавчої влади. Це стратегічно важливий напрям реформи державного управління, що передбачає системне вдосконалення організації роботи органів влади шляхом аналізу та оптимізації процесів. Про це повідомляє Урядовий портал.
Головна мета ініціативи – підвищення ефективності роботи державного апарату. Це дозволить скоротити час на виконання завдань, знизити витрати, спростити взаємодію, підвищити якість результатів роботи та сфокусувати ресурси на вирішенні нагальних потреб громадян і бізнесу. Оптимізація робочих процесів охопить практично усі центральні органи виконавчої влади, забезпечуючи їхню більшу ефективність і прозорість.
Отже, робота розпочата: минулого тижня державні секретарі міністерств, керівники та заступники керівників, керівники апаратів центральних органів виконавчої влади пройшли тренінг «Аналіз та оптимізація робочих процесів в органах державної влади: стратегія ефективного впровадження». Програма тренінгу охоплювала ключові практичні складові впровадження аналізу та оптимізації робочих процесів: базові елементи LEAN-методології для пошуку та усунення втрат, визначення потенціалу для покращень.
Міністр Кабінету Міністрів України Олег Немчінов наголосив: «Оптимізація урядових процесів – це необхідний крок до якісних змін. Час витрачати менше ресурсів на бюрократію та більше уваги приділяти реальним викликам, що стоять перед державою».
Для підвищення ефективності проведення масштабної оптимізації Урядом визначено пріоритет – типові робочі процеси. Адже саме у виконанні типових робочих процесів задіяно більшість державних службовців та ресурсів центральних органів виконавчої влади. Типові робочі процеси мають найбільший потенціал для масштабної оптимізації, зокрема шляхом стандартизації, за рахунок використання та поширення успішних кейсів, які вже є та будуть напрацьовані в органах виконавчої влади. Серед найбільш ресурсоємних процесів міністерств: підготовка проектів нормативно-правових актів, стратегічне планування, моніторинг і контроль виконання завдань, розгляд звернень та запитів громадян, народних депутатів тощо. В інших центральних органах виконавчої влади (служби, агентства, інспекції) значну частку ресурсів займають процеси забезпечення діяльності органу (діловодство, бухгалтерія, кадрове забезпечення), все це має бути максимально оптимізовано.
Ця робота координується Секретаріатом Кабінету Міністрів України, за підтримки проекту Європейського Союзу «Підтримка комплексної реформи державного управління в Україні (EU4PAR)» у співпраці з вищою школою публічного управління, Lean Інституту Україна та Національного агентства України з питань державної служби.
Оптимізація робочого процесу — комплекс заходів, спрямованих на підвищення ефективності робочого процесу шляхом зниження витрат, скорочення тривалості, підвищення результативності, якості та орієнтованості на споживача його результатів, а також встановлення прозорих правил та єдиних стандартів.
LEAN-методологія – підхід до управління, спрямований на усунення неефективних процесів, зменшення витрат і підвищення продуктивності. Його активно використовують уряди США, Канади, Великої Британії та країн ЄС для покращення якості державних послуг та зменшення бюрократичного навантаження. В Україні наразі ця методологія широко використовується в приватному та громадському секторі.