Готуючись до участі у закупівлі, починати треба з вивчення й аналізу всіх вимог тендерної документації замовника, адже вам потрібно зрозуміти, чи зможете виконати умови договору з вказаними характеристиками, термінами та підготувати документи для участі в тендері. Отже, перший крок до перемоги у закупівлі — детальне ознайомлення з вимогами  тендерної документації  замовника. Для пошуку тендерів у системі Прозоро можна скористатися пошуком на нашому сайті https://ezakupivli.com.ua/tenderi.

Що таке тендерна документація і з чого вона складається?

Це документ, у якому містяться умови закупівлі та майбутнього договору, тобто, по суті, це інструкція, в якій замовник встановлює кваліфікаційні критерії та інші вимоги до учасників, технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, проєкт договору, зазначає критерії та методику оцінки тендерних пропозицій та іншу інформацію. Детальнішу інформацію, що має містити тендерна документація, наведено в ст. 22 Закону України «Про публічні закупівлі».

На цьому етапі дуже важливо ретельно вивчити всі вимоги. Якщо замовник вимагає документ, не передбачений згідно з чинним законодавством або вимога про надання документа не відповідає чинному законодавству, ви можете скористатися правом звернутися до замовника по роз’яснення або направити скаргу на дискримінаційні умови тендерної документації до Антимонопольного комітету.

Наприклад АМКУ зобов’язав замовника, який вимагав надати у складі тендерних пропозицій інформацію чи документи, які перебувають у відкритому доступі або у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких вільний, усунути невідповідності шляхом внесення відповідних змін до Документації (більш детально викладено у статті https://news.dzo.com.ua/blog/oskarzhujte-vymogy-pro-nadannya-informacziyi-shho-znahodytsya-u-vidkrytyh-yedynyh-derzhavnyh-reyestrah-ukrayiny/)

Важливо! Якщо інформація зазначена у тендерній документації, розміщеній в електронній системі закупівель Прозоро, відрізняється від тієї, яка розміщена шляхом заповнення електронних полів, то автентичною вважається інформація, розміщена шляхом заповнення електронних полів.

Отже, ключові моменти, на які потрібно звернути увагу учасникам під час підготовки документів для участі у тендері:

♦ Вимога про мову. У тендерній документації може бути встановлено вимогу для подання пропозицій тільки українською мовою, а це значить, що всі документи, які, наприклад, не складає учасник (паспорти якості, посвідчення, сертифікати, договори, технічний опис предмета закупівлі тощо), що викладені іншими мовами, повинні обов’язково мати автентичний переклад на зазначену мову.

♦ Копії або оригінали. Потрібно звернути увагу на вимогу про надання сканованих копій документів або оригіналів, адже саме замовник встановлює, в якому вигляді потрібно надавати документи для участі у тендері, а іноді і якої чіткості.

♦ Форми в тендерній документації. Обов’язково дотримуйтеся вимоги замовника щодо встановлених форм для оформлення довідок, тендерної пропозиції тощо. Наприклад, якщо замовник вимагає надання довідки про наявність працівників встановленої ним форми, то ви маєте надати довідку відповідно до встановленої форми із зазначенням потрібної інформації. Або якщо згідно з формою тендерної пропозиції потрібно вказати таку інформацію: форма власності, ПІБ уповноваженої особи, контактний номер тощо, то учасник повинен повністю вказати прізвище, ім’я та по батькові.

♦ Формат файлів для завантаження. Зазвичай у тендерній документації замовники встановлюють вимоги до формату файлів пропозиції. Це можуть бути наприклад такі формати: .doc, .docx, .ppt, .pptx, .pdf, .jpeg, png розширення програм, що здійснюють архівацію даних (rar, zip) тощо.

♦ Дата документа. Можете зіткнутися з такою вимогою, коли у тендерній документації прописано, що документ повинен бути наданий або виданий «не пізніше» чи «не раніше», або дуже конкретизовану вимогу. Якщо замовник встановив таку чітку вимогу щодо строків дії документів, то таких строків варто дотримуватися.

♦ Документ або витяг з документа. Якщо в тендерній документації не зазначено, що потрібно надати лише окремі сторінки документа (наприклад паспорт, трудова книжка), то потрібно надавати чітко, як вимагає замовник, тобто сканувати всі сторінки документа, якщо інше не зазначено в документації.

Другий крок - стежте за строками подання пропозицій та змінами до  Тендерної документації.

Завжди тримайте руку на пульсі та стежте за можливими змінами в тендерній документації, адже замовник може до кінцевого строку подання тендерних пропозицій внести суттєві зміни до документації та встановити додаткові вимоги, на які ви не звернете уваги, що в подальшому може призвести до відхилення тендерної пропозиції.

У разі внесення замовником змін до тендерної документації всі пропозиції постачальників, подані до моменту внесення змін, стають недійсними, а тому потрібно перепідтверджувати пропозицію.

Ми радимо завантажувати документи в електронну систему закупівель не пізніше ніж за 3-4 години до кінцевого строку подання, оскільки для завантаження документів та синхронізації електронного майданчика з ЦБД Prozorro потрібен час. Тож для вдалого завантаження документів не відкладайте подання пропозиції на останню годину, завчасно готуйте документи та завантажуйте їх в електронну систему.

Третій крок – якісно готуйте документи для участі в тендері

На етапі підготування довідок, гарантійних листів, відгуків тощо завжди перевіряйте та зазначайте достовірну інформацію, адже замовник має право відповідно до ч. 7 ст. 28 закону перевірити надану учасником інформацію, звернувшись до органів державної влади, підприємств, установ, організацій відповідно до їх компетенції. У разі встановлення факту зазначення в тендерній пропозиції будь-якої недостовірної інформації замовник може відхилити тендерну пропозицію такого учасника.

Перевіряйте повноваження особи щодо підписання договору на закупівлю, чи немає в статуті, довіреності тощо обмеження на підписання договорів або обмеження щодо суми очікуваної вартості закупівлі. Відповідно до Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю», передбачено надання згоди загальних зборів на вчинення деяких правочинів (угод) незалежно від того, передбачено надання повноважень щодо підписання договору у статуті чи ні.

Крім того, у разі наявності таких обмежень потрібно додатково надавати документи, які підтверджують повноваження на підписання договору на відповідну суму тендерної пропозиції.

Уважно складайте та розраховуйте суми в тендерній (ціновій) пропозиції, оскільки закон не допускає поняття «арифметична помилка», тому перевіряйте тендерну пропозицію заздалегідь, щоб не допустити помилку під час підрахунку та під час аукціону прозоро.

Подавайте документи для участі в тендері в повному обсязі з усіма додатками, додатковими угодами, сторінками (копія аналогічного договору, копія статуту, сертифіката тощо), крім випадків, коли замовник вимагає лише окремі сторінки документа.

Не замінюйте документ на аналогічний. Наприклад, замовник вимагає надати витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, а учасник надає витяг з Єдиного державного реєстру підприємств і організацій. У такому разі пропозицію учасника замовник може відхилити як таку, що не відповідає вимогам тендерної документації.

Четвертий крок - знижуйте цінувже на етапі подання пропозиції

Під час проведення закупівлі відбувається аукціон на пониження (редукціон) — це такий повторюваний процес пониження цін, що проводиться в реальному часі у три етапи.

Протягом кожного раунду кожен учасник має право понизити ціну своєї пропозиції на суму на власний розсуд, але не менше, ніж на крок аукціону. Час на оголошення своєї ставки — лише 2 хвилини, тому радимо заздалегідь обмірковувати кожен етап аукціону та щоб отримати право останнього ходу в електронному аукціоні, одразу надавати найнижчу ціну, до якої може опуститися учасник.

Така стратегія дає вам змогу надати найкращу пропозицію, та бачити як в аукціоні зменшили свої пропозиції конкуренти.

П’ятий крок - довідки, що подає переможець

Отже, якщо вас визнали переможцем у торгах та опублікували повідомлення про намір укласти договір, починайте готувати запит про отримання довідки про не судимість в МВС, адже отримання цієї довідки займе певний час.

Замовник відповідно до статті 17 Закону України «Про публічні закупівлі», вимагатиме у вас надати таку довідку протягом 10 календарних днів. Зазвичай час видачі довідки становить п’ять робочих днів.

Як отримати таку довідку й оформити запит на отримання, можна ознайомитись на сайті МВС або звернутися до нашої компанії по консультацію за посиланням https://ezakupivli.com.ua/suprovid-publichnih-zakupivel/suprovid-publichnih-zakupivel-dlya-zamovnika

Довідка про відсутність не знятої чи непогашеної у встановленому порядку судимості за злочини, вчинені з корисливих мотивів, зазвичай надається на керівника підприємства та/або особу, що підписувала тендерну пропозицію, якщо підписував не керівник, а інша уповноважена на це особа.

Обов’язково враховуйте, на яку дату потрібно надати довідку і в якому вигляді, а саме: скан-копію оригінала документа або прикріпити електронну довідку з УЕП.

Зверніть увагу, що замовник може вимагати й інші документи або ж навпаки, наприклад під час проведення спрощеної закупівлі може не вимагати довідку про несудимість.

Уважно готуйте свою тендерну пропозицію, і відхилення вам не загрожує. Або звертайтеся до фахівців з публічних закупівель https://ezakupivli.com.ua/suprovid-publichnih-zakupivel.

Також ми пропонуємо пройти навчання з окремого напряму, в якому спеціалізується ваша компанія, або замовити індивідуальний курс із публічних закупівель з урахуванням обсягу знань та інформації слухача. Детальна інформація та програма курсу за посиланням https://ua.interfax.com.ua/news/press-release/733702.html.

Експерти з публічних закупівель консалтингової компанії «Електронні закупівлі» допоможуть вам ефективно планувати закупівлі, визначати очікувану вартість без ризиків, супроводжувати тендер під ключ та успішно укладати договори про закупівлю.

За весь час існування нашої компанії було досягнуто таких показників:

♦ 93% позитивних результатів в різноманітних юридичних ситуаціях;

♦ Більш ніж 2000 перемог у тендерах;

♦ Реальні відгуки від наших клієнтів на нашо мусайті: https://ezakupivli.com.ua/review

 

Звертайтеся до команди професіоналів!